Elternkommunikation mit WebUntis

Bereits mit dem WebUntis Grundpaket kann die Kommunikation mit Eltern / Erziehungsberechtigten durchgeführt werden. Über das interne Mitteilungssystem können Sie Eltern / Erziehungsberechtigten offizielle Informationen der Schule zukommen lassen. Dabei können die Empfänger die Nachrichten sowohl über den Browser als auch über die Untis Mobile-App direkt empfangen und ggf. eine Lesebestätigung senden.

Hinweise zur Einrichtung der Elternkommunikation

1. Einrichten von Benutzeraccounts für Eltern inkl. Import der Kontaktdaten & Untis Mobile

Nachdem die Elternkommunikation durch die Untis GmbH für Ihr WebUntis freigeschaltet wurde, müssen zunächst für Eltern / Erziehungsberechtigte Benutzeraccounts in WebUntis angelegt werden. Natürlich haben Sie die Möglichkeit, jeden Benutzeraccount manuell anzulegen, jedoch ist diese Vorgehensweise recht zeitaufwendig. Wir empfehlen hier die Funktion der sog. Selbstregistrierung. Damit diese Selbstregistrierung durchgeführt werden kann, müssen die Kontaktdaten der Eltern / Erziehungsberechtigten zunächst einmal in WebUntis importiert werden. Die Vorgehensweise haben wir in einem Video für Sie dokumentiert.

Beim Import der Kontaktdaten ist die E-Mail-Adresse der Eltern / Erziehungsberechtigten besonders wichtig. Mit dieser E-Mail-Adresse erfolgt die Selbstregistrierung und sie stellt später den Benutzernamen zum Einloggen in WebUntis dar. Wie die Eltern die Selbstregistrierung vornehmen können, haben wir ebenfalls in einem Video dokumentiert. Sie können den Eltern hierbei gerne den Link zu dem Video übermitteln. Dieser lautet: https://youtu.be/Gv7CPp2yKzo.

Selbstverständlich können Eltern / Erziehungsberechtigte auch Untis Mobile nutzen. Die Verknüpfung des WebUntis-Benutzeraccounts mit Untis Mobile ist denkbar einfach. Auch hier haben wir die Vorgehensweise in einem kurzen Video dokumentiert. Der direkte Link zu dem Video lautet: https://youtu.be/hDqOPmVmuKY.

2. Wichtige Einstellung in der WebUntis-Administration für den Datenschutz

Damit Eltern / Erziehungsberechtigte ausschließlich Nachrichten an die Lehrkräfte mit Klassenlehrerfunktion Ihrer Kinder eine Nachricht senden können, ist die Option Schüler*innen dürfen nur an ihre Klassenlehrkraft Nachricht senden äußerst wichtig. Sie finden die Option in WebUntis unter Administration – Einstellungen, nachdem Sie sich als Administrator*in in WebUntis eingeloggt haben. Stellen Sie sicher, dass diese Option aktiviert ist. Ist dies nicht der Fall aktivieren Sie die Option zwingend und speichern Sie die geänderte Einstellung ab. In unserem kurzen Video zeigen wir Ihnen, wo genau Sie die Einstellung finden und welche Auswirkung zu erwarten ist.

Beachten Sie bitte, dass durch diese Option auch die Schüler*innen derzeit nur noch den Klassenlehrkräften eine Nachricht senden können. Eventuelle Kommunikationswege sind dann zunächst nicht mehr möglich. Die Untis GmbH wird im weiteren Entwicklungsprozess eine differenziertere Rechtevergabe zur Verfügung stellen. Damit kann dann zwischen Schüler- und Elternbenutzern unterschieden werden.

Hierzu ein weiterer Hinweis: Um Nachrichten an Klassenlehrkräfte zu ermöglichen, müssen die Klassenlehrkräfte den Klassen zugeordnet sein. Am besten erfolgt die Zuordnung der Klassenlehrer in den Klassen-Stammdaten in Untis. Dort müssen die Klassenlehrer in die gleichnamige Spalte eingetragen werden. Alternativ kann diese Zuordnung auch direkt in WebUntis unter Stammdaten – Klassen bei den jeweiligen Klassen durchgeführt werden.

3. Versand von internen Nachrichten und Empfang durch die Eltern / Erziehungsberechtigten

Der Versand von internen Nachricht durch Ihre Lehrkräfte ist denkbar einfach. In wenigen Schritten können Nachrichten an die Eltern / Erziehungsberechtigten versandt werden. Hier kann einzelnen Empfängern eine Nachricht geschickt werden, oder mehreren Empfängern mit Hilfe einer sog. Verteilerliste. Wie Ihre Lehrkräfte Verteilerlisten anlegen und Nachrichten versenden können, haben wir in dem folgenden Video erläutert. Der direkte Link dorthin lautet: https://youtu.be/qlxIIfHUQbs.

Beachten Sie bitte, dass sich der Versandprozess im Zuge der weiteren Entwicklung der Elternkommunikation zukünftig noch ändern kann. Sobald hier neue Mittel oder Vorgehensweisen verfügbar sind, stellen wir hier die Neuerungen / Änderungen vor.

Der Empfang der Nachricht durch die Eltern / Erziehungsberechtigte ist sowohl in WebUntis als auch in Untis Mobile möglich. Beide Varianten haben wir in dem folgenden Video erläutert. Der direkte Link zu dem Video lautet: https://youtu.be/9H-MnzahkFk.